[Règle] Prise de Décision et Organisation des Réunions

Pour comprendre les règles et les recommandations concernant l'organisation de la communauté
Valentin T.
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[Règle] Prise de Décision et Organisation des Réunions

Message par Valentin T. » 29 janv. 2017 17:25

Rôles
- Organisateur : Il enclenche les démarches d'organisation et s'assure que tout le monde puisse accèder au lieu (matériel ou immatériel) de la réunion. Il s'occupe du bon déroulement de la réunion.
- Modérateur : Il facilite la circulation de la parole et gère le temps. Le modérateur doit s'attacher à être le plus neutre possible face aux sujets discutés.
- Rapporteur : Il rédige un compte-rendu et met à jour la feuille de route.

En amont de la réunion
0. Groupes de travail : Chacun des points est débattu librement lors des discussions par forum, des rencontres IRL, des Hangout, etc... L'objectif est d'intégrer la totalité des participations, afin de produire un consensus, c'est à dire une solution qui convienne à 100% des participants aux groupes de travail. Tout le monde peut participer aux discussion, à hauteur de sa disponibilité et de sa motivation.
1. Sujets : Tout le monde est libre de proposer des sujets pour la prochaine réunion.
2. Synthèse : L'organisateur doit faire la synthèse quelques jours avant la réunion des sujets proposés, si possible sous forme de questions, afin de pouvoir y apporter des réponses précises. Il doit rendre publique cette synthèse sous forme d'ordre du jour.
3. Hiérarchisation : L'organisateur doit hiérarchiser les sujet, afin d'en traiter certains en priorité et de réserver les autres pour des réunions ultérieures si nécessaire. Cette hiérarchisation est publique, et peut faire l'objet de discussion, mais l'organisateur à le dernier mot.

Début de la réunion
4. Tour de table : La réunion commence par un tour de table s'il y a des gens qui ne se connaissent pas, afin que chacun puisse se présenter rapidement s'il le souhaite. S'il y a un ou plusieurs nouveaux, l'organisateur lui présente rapidement le fonctionnement de la plateforme et des réunions.
5. Temps maximal : L'organisateur présente l'ordre du jour, et le temps maximal attribué à chaque sujet. Le temps maximal alloué à l'ordre du jour ne devrait pas dépasser 1h30, si possible.

Phase de discussion
Pour chaqe sujet :
6. Annonce : Le modérateur détaille le sujet de manière synthétique.
7. Discussion : Les participant aux groupes de travail restituent l'état de leur réflexion, la ou les solutions dégagées, et s'ils estiment qu'il faudrait prendre une décision au cours de la réunion ou non. Chacun peut s'exprimer s'il le souhaite, tout en veillant à être clair et synthétique. Le modérateur doit organiser la parole afin de permettre à chacun de s'exprimer équitablement, sans dépasser le temps alloué par l'organisateur.
8. Synthèse : L'organisateur dégage la ou les différentes solutions proposées. Le rapporteur les note.

Phase de décision
9. Consensus ? :
- S'il n'y a pas d'opposition majeur, faire état de la décision consensuelle et passer au point 14.
- Sinon, s'il reste du temps, recommencer au point 7 afin de clarifier et détailler les solutions proposées et les positions de chacun.
- Sinon, s'il ne reste plus de temps, l'organisateur demande si quelqu'un estime que la décision doit être prise car elle ne peut plus attendre. Si c'est le cas passer au point 10. Sinon, la décision doit être rediscutée et retravaillée et est reportée pour la prochaine réunion.
10. Liste : Le modérateur liste les options : SOLUTION N°X / REPORT / BLANC. Voter un REPORT indique que l'on ne souhaite aucune des solutions, et que l'on préfère reporter la prise de décision à plus tard pour se laisser le temps de rediscuter et retravailler le sujet. Voter BLANC indique que l'on ne souhaite pas particulièrement une des solutions, sans toutefois souhaiter un report.
11. Arguments : Les participants expliquent de manière claire et synthétique, les arguments POUR ou CONTRE chacune des solutions proposées ainsi que les arguments POUR et CONTRE le fait de reporter la prise de décision à plus tard (3 minutes par personne maximum). Le rapporteur prend note des arguments POUR et CONTRE, en regroupant les arguments redondants, sous la forme d'un tableau à 2 colonnes pour chaque solution proposée.
12. Oubli : Une fois le tour de table terminé, chaque participant peut rajouter 1 argument qu'il aurait oublié (1 minute maximum).
13. Vote : Le modérateur organise un vote publique avec les options : SOLUTION N°X / REPORT / BLANC.
- Si le report obtient au moins autant de voix que la solution avec le plus de voix, la décision doit être rediscutée et retravaillée et est reportée pour la prochaine réunion.
- Sinon, si une solution obtient plus de voix qu'une autre, passer au point 14.
- Sinon, il y a égalité entre plusieurs solutions, et ceux ayant voté un report ou blanc peuvent redistribuer leurs voix pour l'une des solutions. Si une solution obtient plus de voix qu'une autre, passer au point 14.
- Sinon il y a encore égalité, le rapporteur tranche, puis passer au point 14.
14. Action : Le rapporteur met à jour la feuille de route en listant une nouvelle action et ses propriétés (Intitulé, livrable, détails, responsable, etc...) ici : https://docs.google.com/spreadsheets/d/ ... sp=sharing

Phase de discussion libre
Après les prises de décision pour chacun des sujet, ou écoulement d'1h30, la réunion se poursuit avec les membres qui le souhaitent. Il est par exemple possible de former un groupe de travail, discuter avec les nouveaux, échanger autour de la création de jeux, de la commercialisation, etc...

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